Limang hamon na kinakaharap ang Meetings Industry sa 2019

Masikip na mga badyet sa pagpupulong, pamimilit ng oras, mga isyu sa organisasyon, kakulangan ng pagkamalikhain mula sa mga hotel, lalong kumplikado at magastos na mga utos sa paglalagay ng pagkain, isang pangangailangan para sa higit na pabago-bagong at nagpapayaman na mga karanasan at paglaban sa pagbabago - ito ay kabilang sa mga pangunahing hamon na kinakaharap ng industriya ng mga pagpupulong sa 2019 .Teneo Hospitality Group sinuri ang 150 mga tagaplano ng pagpupulong at hotelier sa mga hamon na kinaharap nila sa mabisang pakikipagkumpitensya sa nagbabago at kumplikadong pamilihan. Kapansin-pansin, ang ilan sa mga hamon na kinakaharap ng mga tagaplano ay panloob, sa loob ng kanilang sariling mga samahan. Lahat ng nakilala na limitadong mga badyet sa pagpupulong, kakulangan ng oras at medyo hindi nababaluktot na mga kultura ng kumpanya na nagbigay ng karagdagang mga problema tulad ng kakulangan ng makabago at hindi magagandang kontrol sa gastos.

"'Marami sa mga hamong ito - at ang kanilang mga solusyon - ay umaasa," sabi ni Pangulo ng Teneo na si Mike Schugt. Sinabi niya na ang mga propesyonal sa pagpupulong ay nagsasabi na mayroon silang mga alalahanin sa loob ng kanilang organisasyon at mga kultura ng korporasyon na nag-aambag sa paglaban sa pagbabago, na nagreresulta sa mga badyet na naapektuhan nang negatibo. Sinasabi din ng mga tagaplano na ang mga hamon na ito, kaakibat ng maraming mga hinihingi sa oras, ay nagbabawal sa mga malikhaing diskarte na maaaring makatulong na malutas ang mga hadlang na itinuro sa pinakahuling survey ni Teneo.

"Ang Teneo at ang mga miyembro ng hotel at DMC ay may natatanging pagkakataon na tumaas at makatulong na malutas ang mga hamon ng aming kasosyo sa tagaplano," sabi ni Mike Schugt. "Maaari naming ipakilala ang mga malikhain, nagse-save ng oras na mga handog na maaari ring matugunan ang kanilang kahulihan. Sa pamamagitan ng pag-unawa sa mga pangangailangan na lampas sa mga rate, petsa at puwang, ang mga hotel ay maaaring magbigay ng makabago, mga solusyon sa mga hamon na kinakaharap ng mga tagaplano sa likod ng mga eksena. ”

Hamon #1 na Badyet. Ang mga hindi sapat na badyet ang nanguna sa mga listahan ng hamon para sa lahat ng kalahok sa survey. Binanggit ng mga tagaplano ang pagtaas ng mga gastos, lalo na tungkol sa pagkain at inumin, na walang maihahambing na pagtaas sa mga badyet. Ang mga kumplikado ng pagkakaroon ng mga pagtaas ng badyet mula sa iba't ibang mga departamento ng korporasyon ay nakakaapekto sa bawat aspeto ng proseso ng pagpupulong mula sa mga kawani ng pagsasanay hanggang sa pakikipag-ayos ng mga kontrata. Sa kabila ng isang malakas na ekonomiya, ang ilang mga tagaplano ay nag-ulat ng mga pagbawas sa badyet. Napansin ng mga respondent na ang kawalan ng kakayahang makakuha ng sapat na pondo ay sumasalamin sa kakulangan ng pag-unawa sa malalalim na pagbabago sa industriya ng mga pagpupulong na nangangailangan ng higit pa, hindi bababa sa, pamumuhunan. Ang mga pangangailangan ng mga dadalo ay ibang-iba ngayon, lalo na sa mga Millennial at Generation Z na nangangailangan ng mataas na antas ng mga teknikal na serbisyo, higit na pakikipag-ugnayan at mga aktibidad na nakakaaliw - mga pangangailangan na mahirap matugunan sa isang mahigpit na badyet. Gayunpaman ang pamamahala at mga dadalo ay may napakataas na inaasahan.

Mungkahing Solusyon: Ang pangunahing paraan na makakamit ng mga tagaplano ang kanilang badyet ay upang maging transparent at bukas na komunikasyon sa isang pag-aari. Kahit na ang pagkahilig ay maaaring maglaro ng mga kard na malapit sa vest, ang transparency mula sa simula ng negosasyon ay susi sa mabisang pagpaplano at pag-iingat sa mga gastos. Habang ang maraming mga tagaplano ay nararamdaman na dapat nilang panatilihin ang ilan sa kanilang mga alalahanin sa badyet hanggang sa magpatuloy sa proseso ng pagpaplano, isang matapat at komprehensibong pagtingin sa mga layunin ng mga pagpupulong at mapagkukunan ay magbibigay-daan sa mga hotelier na magpakita ng isang makatotohanang badyet.

Hamunin # 2 Kakulangan sa Oras. Ang mga pagpindot sa oras ay nakakaapekto sa bawat negosyo at samahan, ngunit ang ilang mga alalahanin ay may partikular na pagsasama sa industriya ng mga pagpupulong. Halos lahat ng mga respondente ay nagbanggit ng kakulangan ng oras at kinilala ang mga hamon na maaaring magkaroon ng malalim na kahihinatnan. Sa pamamagitan ng malalambot na pagsulong sa teknolohiya na nakakaapekto sa industriya, nabanggit ng mga taga-hotel at tagaplano na madalas na kulang sila sa oras upang makasabay sa mga teknikal na pagpapaunlad. Ang problemang ito ay napalakas kapag ang mga dumalo ay nauna sa mga tagaplano at hotel sa kanilang sariling paggamit ng teknolohiya. Ang pagsasanay ng isang bagong henerasyon ng mga tagaplano ng pagpupulong at kawani ng hotel ay susi sa pag-unlad ng industriya. Ngunit kakaunti ang may oras upang makabuo ng mga mabisang programa, na pinasadya upang matugunan ang iba't ibang mga pananaw at mga kasanayang panteknikal ng isang bagong henerasyon. Pinaka-makabuluhang, nag-alala ang mga respondente na ang napakaraming mga detalye ng pang-araw-araw na trabaho ay nag-iwan ng kaunting oras para sa pangmatagalang, madiskarteng pagpaplano. At ang nangungunang oras na nag-aaksaya? Napakaraming mga hindi kinakailangang e-mail.

Mungkahing Solusyon: Ang mga hotel ay madalas na binubuhusan ng mga lead at maaaring hindi palaging tumugon sa loob ng 24 na oras. Hinihimok ang mga tagplano na ipahiwatig ang kanilang timeline para sa pagtugon sa harap upang ang mga hotel at resort ay maaaring mag-alok ng isang mas mataas na kalidad ng tugon. Para sa mga tagaplano, maaari silang makalikom ng kanilang mga tugon sa tingga nang sabay-sabay at masiguro na ang kalidad ng tugon ay magiging mas mataas kung may kaunting oras pa na inilalaan sa mga pag-aari ng interes. Ang mga tagaplano na nagmumula sa higit sa 6 o 7 na mga hotel bawat lead at sa maraming mga lungsod ay may posibilidad na mas seryosohin ng isang hotel. Kaya't ang mga tagaplano ay maaaring makatipid ng oras at mapabilis ang kalidad ng tugon sa pamamagitan ng pagbawas sa bilang ng mga mapagkukunan ng hotel na kanilang kinontak.

Kung ang mga tagaplano ay maaaring magbahagi ng kakayahang umangkop sa mga petsa nang maaga sa proseso, makatipid sila ng oras at ang mga hotel ay maaaring magbigay ng maraming mga pagpipilian, na maaaring magkaroon ng mga pagkakaiba sa pagpepresyo na humahantong sa higit na halaga sa badyet. Ang pagbibigay ng hotel ng maraming impormasyon hangga't maaari ay nakakatipid ng oras sa lahat at makatipid sa badyet.

Hamunin # 3 Pagpapanatili ng Teknolohiya. Sa isang teknolohikal na kapaligiran na gumagalaw sa bilis ng kidlat, ang pananatiling kasalukuyang at may kaalaman sa epekto ng teknolohiya sa pagtugon sa pagiging produktibo ay maaaring maging nakakatakot. Napagtanto na ang mga taong dumadalo sa sanlibong taon ay maaaring maging maaga sa kanilang kaalamang panteknikal, mga aplikasyon ng teknolohiya at mga inaasahan na maaaring maging pananakot. Kahit na ang pamumuno sa loob ng mga piling organisasyon ay hindi laging nakakaintindi kung paano binabago ng teknolohiya ang karanasan ng mga pagpupulong ngayon.

Mungkahing Solusyon: Ang pananatiling kasalukuyang at labas sa harap na may teknolohikal na pag-unlad ay kritikal sa matagumpay na kinalabasan ng bawat pagpupulong, kumperensya o pagtitipon sa lipunan. Oo, ang ilang mga pangmatagalang kasanayan ay pinahahalagahan pa rin tulad ng mga puting board at LCD player. Ngunit ang pakikilahok sa mga aparato ng dumadalo ay naglalagay ng literal na pag-aaral ng pagpupulong sa mga kamay ng mga conferee sa isang paraan na umaalingawngaw sa loob ng isang henerasyon na lumaki sa pag-text, mga post sa social media, mga interactive na app at marami pa. Ito ang mga tool na ginagamit nila para sa kanilang pang-araw-araw na pamumuhay, at dapat na mga tool na maaari nilang asahan na gagamitin sa loob ng mga pagpupulong na mahalaga sa kanilang tagumpay ng kanilang employer.

Hamunin # 4 Kakulangan ng Pagkamalikhain. Bahagyang nag-account ang burukrasya ng corporate hotel ng malaking brand para sa demand ng mga tagaplano para sa higit na pagkamalikhain sa proseso ng pagpupulong, at isang mas nababaluktot na kapaligiran sa negosyo. Ang mga mas malalaking tatak ng hotel ay madalas na may mga patakaran sa korporasyon na maaaring maglagay ng mga limitasyon sa pagtulak sa mga hangganan ng paglikha ng pinakabagong karanasan sa pulong para sa mga tagaplano. Ngunit ang pangangailangan para sa pagbabago at orihinal na mga kaganapan, mapanlikha na paggamit ng teknolohiya, mabisang teambuilding na ehersisyo, mga bagong karanasan sa kahit na ang pinaka-subok at totoong mga patutunguhan, at magkakaibang, napapanatiling at malusog na pagkain ay hindi maaaring balewalain.

Mungkahing Solusyon: Kasosyo sa isang hotel o resort na malikhaing gumagana sa mga tagaplano at pangkat upang makabuo ng isang itinerary ng pagpupulong na ipinasadya sa isang tukoy na pangkat at hanay ng mga layunin sa pagpupulong. Ang mga independyente at maliit na katangian ng tatak, sa likas na katangian ng kanilang kalayaan, ay napatunayan na maging dalubhasa sa malikhaing pagtuklas at pagtulong sa plano para sa pagkamit ng mga layunin sa pagpupulong ng mga propesyonal na tagaplano at grupo, na ginagawa ito sa pag-iisip sa labas ng kahon, lubos na natatanging pangkat mga pagkukusa, at malayo sa programa ng teambuilding na run-of-the-mill. Ang mga pribadong kumpanya ng pamamahala ng patutunguhan ay maaari ding maging isang mahalagang mapagkukunan, at iminungkahi ng Teneo na makipagsosyo sa kanila upang makatulong na gawing buhay ang isang lungsod o patutunguhan para makilala ang mga panauhin sa pamamagitan ng pag-maximize ng mga lokal na mapagkukunan at atraksyon sa paraang makabuluhan sa pangkat.

Hamunin # 5 pagtaas ng pagiging kumplikado at pagtaas ng mga gastos sa Pagkain at Inumin. Habang nagiging mas magkakaiba ang populasyon, ang mga kagustuhan sa pagkain at mga kinakailangan sa pagdidiyeta ay naging mas kumplikado. Ang lumalaking kamalayan sa mga isyu sa wellness at pagpapanatili ay idinagdag sa isang halo na maaaring maging mas may problema at mas magastos. Ang mga kahilingan sa Paleo, keto, pescatarian, vegan at pang-relihiyoso ay kabilang sa mga pinakabagong kalakaran sa kainan sa kumperensya noong 2019. Nanawagan din ang mga respondente para sa mas mahusay na pamamahala ng pag-order ng pagkain upang mapanatili ang gastos at matanggal ang basura.

Mungkahing Solusyon: Ito ay isang lugar kung saan ang mga independyente at maliliit na tatak na hotel ay maaaring makakuha ng ultra-malikhain para sa tagaplano dahil ang mga ito ay nasa isang mas mode na pangnegosyo at malikhain, na hindi gaanong pinaghihigpitan ng mga kinakailangan sa malaking tatak at mga hadlang. Karaniwan silang maaaring mag-alok ng isang mas malikhaing produkto na may pinababang gastos. Sa pamamagitan ng pagtatrabaho sa mga chef at manager ng banquet mula sa mga pag-aari na ito sa simula ng proseso ng pagpaplano at pagiging tapat tungkol sa mga hadlang sa badyet, posible na makakuha ng malubhang pagtipid sa pagkain at inumin habang nakakamit ng pinakamataas na pagkamalikhain.