Mga propesyonal sa pagpupulong: Ang mga smartphone, tablet ay dapat na ipagbawal sa mga pagpupulong

Iilan lang ang mangangatuwiran na ang malakas na pagnanais na tingnan ang nilalaman ng smartphone at tablet at mga mensahe ay kadalasang nakakagambala sa mga talakayan ng mga tao, mga tagal ng atensyon at mga tren ng pag-iisip. Ngunit hanggang saan ang mga device na ito ay negatibong impluwensya sa mga pagpupulong at mga pang-edukasyon na sesyon, at dapat bang ipagbawal ang pagkakaroon ng mga ito at pagsuri sa mga ito?

Sumasang-ayon ang ilang eksperto sa negosyo sa patakarang 'walang device'. Sa Harvard Business Review, halimbawa, ang nag-aambag na editor na si Amy Gallo ay tiyak na nag-back up sa diskarteng ito. Sa isang artikulong pinamagatang 'The Condensed Guide to Running Meetings'', inirerekomenda niya na ang mga organizer ay 'Ipagbawal ang Mga Device - hindi maiiwasang makaabala ang mga ito para sa lahat.'

Ang pangunahing kadahilanan sa pananaw ni Gallo ay ang mga opinyon ni Francesca Gino, isang propesor sa Harvard Business School. Ayon kay Gino, maraming mga tao ang nag-iisip na maaari silang mag-multitask habang nakikinig sa isang tao sa isang pulong ngunit ipinapakita ng pananaliksik na hindi nila kaya. "Ang multitasking ay isang gawaing gawa-gawa lamang. Nagagawa natin ang mga simpleng gawain tulad ng paglalakad at pakikipag-usap nang sabay-sabay, ngunit hindi kaya ng utak ang multitasking,” sabi ni Gino. "Sa katunayan, ipinapakita ng mga pag-aaral na ang isang tao na sumusubok na mag-multitask ay tumatagal ng 50% na mas matagal upang magawa ang isang gawain at siya ay gumagawa ng hanggang 50% na higit pang mga pagkakamali." Ang Neuroscientist na si Dr Daniel Levitin sa kanyang aklat na 'The Organized Mind' ay naglalarawan ng multi-tasking bilang isang 'diabolical illusion.'

Ang isang palatandaan kung bakit nararamdaman ng maraming delegado ang pangangailangan na patuloy na suriin ang kanilang mga telepono para sa mga mensahe ay maaaring matagpuan sa kamakailang pananaliksik na kinomisyon ng Warwick Conferences. Napag-alaman nito na habang nasa labas ng opisina para sa mga kurso sa pagsasanay, 81 porsiyento ng mga respondent ay nakatanggap ng mga email na humihiling ng aksyon na kumpletuhin sa oras na iyon, minsan mula sa manager na nagpadala sa kanila sa kurso.

Si Carina Bauer, CEO ng IMEX Group ay nagkomento: "Ang nakakagambala at nakakagambalang impluwensya ng mga mensahe ng smartphone at device sa mga pagpupulong ay malinaw na napakalakas, ngunit gayundin ang pag-udyok at madalas na panggigipit (napapansin o totoo) upang suriin at tumugon sa mga kahilingan at balita real-time.

"Ang debate ay kung lalabanan ang mga device at ang kanilang nilalaman o tanggapin at isama pa ang mga ito. Mayroong ilang mga app, gaya ng mga audience response app (Sli.do), o kahit na mga app na ginagawang mikropono ang iyong telepono (crowd mics) na ginagawang tunay na kapaki-pakinabang na bahagi ng session o event ng meeting ang mga mobile device – kapag ginamit sa ang paraan na nilayon ng tagapagsalita o tagapag-ayos. At, ang malupit na katotohanan sa konteksto ng negosyo ay, sa pagsasagawa, kadalasan ay napakahirap magpatupad ng pagbabawal na nananatili.

"Marahil ang isang mas matinong diskarte ay upang bigyan ang mga delegado ng puwang at oras sa loob ng bawat kaganapan upang suriin at tumugon sa mga mahahalagang mensahe, upang sila ay ganap na nakatuon sa nilalaman kapag aktwal na nasa isang session. Sa huli, ang puhunan ng oras at pera sa pagdalo sa isang kaganapan ay dapat sana na matiyak na ang mga delegado ay nais na manatiling nakatutok sa nilalaman, hangga't gusto nilang panatilihing napapanahon ang kanilang mga email."

Ang mga tanong ng IMEX Group ay tinanong bilang bahagi ng quarterly Meetings Outlook na pananaliksik ng MPI sa taglagas 2015.

Ang eTN ay isang kasosyo sa media para sa IMEX.